Google Apps ScriptでGmailの自動化 – GASによる自動下書き作成、自動メール送信 –

Google Apps Script（GAS）のGmailApp、MailAppモジュールととGoogleスプレッドシートを利用して、Gmail上の自動処理（下書きの作成、メール送信）の自動化をします。

このプログラムで出来る事
プログラムの作成の為にやる事
1. Apps Scriptプログラムの作成
  1. メールを送信したい場合
2. Googleスプレッドシートの編集
  1. 設定内容
利用方法
おわりに
参考）GASとLINEボットで自動翻訳アプリ
参考）Google Apps ScriptでSlackの自動化 – GASによる自動メッセージ送信 –
1. 関連

このプログラムで出来る事

このプログラムを利用することで、次の内容を自動化することが出来ます。

同じような文面の複数のユーザーに対するメールの下書き
同じような文面の複数のユーザーに対するメール送信

手動で行うと時間が掛かってしまう作業を自動化する事で、作業時間の短縮が見込めます。さらに、単純な作業の繰り返しからの飽きによるモチベーションの低下の防止を見込みます。

プログラムの作成の為にやる事

以下の2点をGoogleスプレッドシートに対して行います。

Apps Scriptプログラム（後述）を作成
所定のフォーマットに編集

Apps Scriptプログラムの作成

Googleスプレッドシートのメニューバーから「拡張機能 – Apps Script」を選択し、表示されたApps Scriptの画面に以下のプログラムを貼り付けて保存します。
保存後、同画面で「実行」を押下すると、「アカウントへの実行許可」を求められるため、これを許可します。

function onOpen() {
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
  var menuItems = [
    {name: 'リストのメール下書き', functionName: 'sendMail'}
  ];
  spreadsheet.addMenu('メール下書き作成', menuItems);
}
function sendMail() {
  // Googleスプレッドシートからデータ取得
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
  var sheet = spreadsheet.getActiveSheet();
  var range = sheet.getDataRange();
  var rangeValues = range.getValues();
  // スプレッドシートから基本情報の取得
  var subject = rangeValues[0][2]                              // メールタイトル
  var text = rangeValues[1][2]                                // メール本文
  var keisyo = rangeValues[3][2]                               // 相手の敬称
  // メールタイトル、文面の置換処理
  var titleCol = 1                                             // タイトル　{title1～}の列
  var textCol = 2                                              // 文面　{text1～}の列
  var companyCol = 5                                           // 会社名列
  var nameCol = 6                                              // 氏名列
  var emailCol = 7                                             // email列
  var ccCol = 8                                                // cc列
  var startRow = 7                                             // ループ開始行 No1 行目の位置（タイトル、文面、宛先共通）
  var loopCnt = 20                                             // 置換ループ数
  // タイトル、本文の置換処理
  for(var i = 0; i < loopCnt; i++) {
    iti = i + 1
    afterTitleVal = rangeValues[startRow + i][titleCol]
    subject = subject.replace('{title' + iti + '}', afterTitleVal)
    afterTextVal = rangeValues[startRow + i][textCol]
    text = text.replace('{text' + iti + '}', afterTextVal)
  }
  // 下書きの作成処理
  for(var i = 0; i < loopCnt; i++) {
    iti = startRow + i
    var company = rangeValues[iti][companyCol];
    var name = rangeValues[iti][nameCol].split('、').join(keisyo + '、') + keisyo ;
    var email = rangeValues[iti][emailCol];
    var cc = rangeValues[iti][ccCol];  
    if(email == "") {
      break;
    }   
    var replacedText = text.split('{会社名}').join(company).split('{氏名}').join(name);
    // メール送信ならこちら
    //MailApp.sendEmail(email, subject, replacedText);
    var mailCc = cc ;
    var mailArgs = {
       cc: mailCc,
//       htmlBody: replacedText
    }
    GmailApp.createDraft(email, subject, replacedText, mailArgs)
  }
  //Browser.msgBox('メール送信が完了しました');
  Browser.msgBox('メール下書きを作成しました');
}

function onOpen() {

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();

var menuItems = [

{name: 'リストのメール下書き', functionName: 'sendMail'}

];

spreadsheet.addMenu('メール下書き作成', menuItems);

}

function sendMail() {

// Googleスプレッドシートからデータ取得

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();

var sheet = spreadsheet.getActiveSheet();

var range = sheet.getDataRange();

var rangeValues = range.getValues();

// スプレッドシートから基本情報の取得

var subject = rangeValues[0][2] // メールタイトル

var text = rangeValues[1][2] // メール本文

var keisyo = rangeValues[3][2] // 相手の敬称

// メールタイトル、文面の置換処理

var titleCol = 1 // タイトル　{title1～}の列

var textCol = 2 // 文面　{text1～}の列

var companyCol = 5 // 会社名列

var nameCol = 6 // 氏名列

var emailCol = 7 // email列

var ccCol = 8 // cc列

var startRow = 7 // ループ開始行 No1 行目の位置（タイトル、文面、宛先共通）

var loopCnt = 20 // 置換ループ数

// タイトル、本文の置換処理

for(var i = 0; i < loopCnt; i++) {

iti = i + 1

afterTitleVal = rangeValues[startRow + i][titleCol]

subject = subject.replace('{title' + iti + '}', afterTitleVal)

afterTextVal = rangeValues[startRow + i][textCol]

text = text.replace('{text' + iti + '}', afterTextVal)

}

// 下書きの作成処理

for(var i = 0; i < loopCnt; i++) {

iti = startRow + i

var company = rangeValues[iti][companyCol];

var name = rangeValues[iti][nameCol].split('、').join(keisyo + '、') + keisyo ;

var email = rangeValues[iti][emailCol];

var cc = rangeValues[iti][ccCol];

if(email == "") {

break;

}

var replacedText = text.split('{会社名}').join(company).split('{氏名}').join(name);

// メール送信ならこちら

//MailApp.sendEmail(email, subject, replacedText);

var mailCc = cc ;

var mailArgs = {

cc: mailCc,

// htmlBody: replacedText

}

GmailApp.createDraft(email, subject, replacedText, mailArgs)

}

//Browser.msgBox('メール送信が完了しました');

Browser.msgBox('メール下書きを作成しました');

}

メールを送信したい場合

下書きではなく、そのままメールを送付したい場合は、次の手順を取ります。

MailApp.sendEmail… を有効化（直前の// を消します。）
GmailApp.createDraft…をコメントアウト（直前に // を入れます。）

Googleスプレッドシートの編集

画像の様に設定します。

設定内容

B1：メールタイトル（ラベル）
C1-H1（結合）：メールタイトルの内容
B2-B3（結合）：メール本文（ラベル）
C2-H3（結合）：メール本文の内容
B4：敬称（さん、様）（ラベル）
C4-H4：敬称（さん、様）の内容

A7：No（ラベル）
B7：タイトル（title1～）（ラベル）
C7：本文（text1～）（ラベル）
A8-27：1～20（ラベル）
B8-27：タイトルの置換後文字列（それぞれ{title1}～{title20]に対応）
C8-27：本文の置換後文字列（それぞれ{text1}～{text20]に対応）

E7：No（ラベル）
E8-27：1～20（ラベル）
F7：会社名（ラベル）
G7：氏名（ラベル）
H7：email（ラベル）
I7：cc（ラベル）
F8-27：会社名の置換後文字列（メールごとに{会社名}に対応）
G8-27：氏名の置換後文字列（メールごとに{氏名}に対応）
H8-27：メールごとのemailアドレス
I8-27：メールごとにccに格納するメールアドレス